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49 | Estimación de costes y presupuestos en proyectos de construcción

¿Cuánto vale ejecutar un proyecto de construcción? La pregunta del millón. Para ello habrá que estimar los costes. Creo que es atribuible a Tom DeMarco una cita que me parece magnífica, y que refleja la dificultad de responder a la pregunta planteada:

Una estimación es la predicción más optimista con una  probabilidad distinta de cero de ser cierta

Fantástico.

Hoy nos adentramos en un tema que, aunque resulte difícil de creer, me apasiona. La gestión de costes comienza con la estimación de los mismos, que personalmente considero, uno de los procesos más importantes que se llevan a cabo a lo largo de un proyecto. ¿Exagerado?

En el siguiente post reflexionaremos sobre la importancia de la estimación de costes y la elaboración del presupuesto de un proyecto de construcción.

Los costes del proyecto de construcción

Uno de los aspectos más relevantes de los que suelen incidir en los proyectos de construcción es coste de ejecución. Sin duda, ya desde antes de empezar el proyecto es el factor decisivo, pero aun siéndolo… ¡hay que pronosticarlo! Qué difícil…

El otro día reflexionaba en voz alta:

Al principio del ciclo de vida de los proyectos se elaboran unas estimaciones de costes que, conforme se obtiene más información, se irán afinando y detallando. Para determinar los costes, se debe simular el proyecto. Hay que cuantificar los materiales que se indican en los planos, verificar su disponibilidad en obra, el personal de que se dispone, etc.

La estimación de costes sirve para dar una idea cercana del coste final de la obra, pero ¡Hay qu esperar hasta el final para conocer lo que ha costado el proyecto!

Procesos de estimación de costes y presupuestos en proyectos en construcción

Según la Guía del PMBOK (Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos del Project Management Institute) la gestión de los costes de un proyecto incluye los siguientes procesos:

  • Estimar los Costes: desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar el proyecto.
  • Determinar el Presupuesto: sumar los costes estimados para establecer una línea base de costo autorizada.
  • Controlar los Costes: monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Estos tres procesos podrían agruparse en dos, ya que La estimación de costes y presupuestos en proyectos de construcción se llevan a cabo en una fase de planificación y el control de los costes es un proceso más lineal, el cual se lleva a cabo a lo largo de todo el proyecto.

Centrándonos en los procesos que nos interesan para el post, en base a las definiciones de la guía PMBOK, se exponen las ideas principales de los procesos en cuestión:

  • Estimación de costes: se trata de una predicción cuantitativa, en forma de moneda, de los recursos necesarios para llevar a cabo las actividades del proyecto. Los costos se estiman para todos los recursos requeridos para el proyecto, es decir, personal, materiales, servicios, instalaciones, equipamiento, etc. Para obtener esta estimación de costes de todas las actividades, se usarán diferentes herramientas (estimación paramétrica, ascendente, por tres valores, análisis de reserva, etc.) y se debe contar con unas bases, como es conocer el proyecto y sus actividades, su cronograma, los riesgos, etc.
  • Determinación del presupuesto: consiste en sumar el coste estimado de todas las actividades o paquetes de trabajo y poder establecer una línea base o plan de referencia de costes. El presupuesto del proyecto constituye los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. El control de costes se harán en base a este presupuesto autorizado y su línea base correspondiente. En este proceso también se obtienen los requisitos de financiamiento, si los hubiera.

Según las necesidades, el tipo y volumen del proyecto, la estimación de costes y la determinación de un presupuesto base pueden convertirse en un mismo proceso. También será variable el número de personas que intervengan en estos procesos.

Las herramientas para estimar los costes también variarán según, por ejemplo, la fase en la que se encuentre el proyecto o el grado de definición del mismo en esa fase concreta. La guía PMBOK habla de estos procesos dentro de la planificación del proyecto, pero también se pueden dar previos al inicio del mismo, como podría ser el caso de la determinación del presupuesto para una licitación. Habría que ver, dependiendo de la estructura de la organización y de la entidad del proyecto, si, incluso la preparación de la licitación forman parte del proyecto o futuro proyecto, o son, por el contrario, un proyecto en sí, o si ni tan siquiera se introducen en ninguno de estos supuestos.

Veamos dos ejemplos para ver algunas de las casuísticas expuestas. Confrontemos dos proyectos de construcción de muy diferente entidad en los que los clientes, respectivamente, han solicitado una oferta para la realización de unos servicios determinados. Lo veremos con un trabajo sencillo, ambos proyectos tienen como objetivo la renovación y saneamiento suelos en distintas edificaciones, ambos están en la misma fase y en ambos se necesita una oferta para su ejecución:

Caso 1:
  • Renovación de suelo de un edificio de oficinas y con locales comerciales, con un total de 10.000 m2 de obra. Empresa “R-Suelos” especializada en solerías y acabados de suelos, con una plantilla fija de 20 trabajadores. El grado de definición del proyecto es alto, pero la solución exigida está aún abierta y hay una gran variedad de suelos y técnicas. La oferta se prepara dentro del departamento de estudios. En este caso se ofrecen dos variables de solución. En el proceso de estimación de costes de actividades lo realizarán 3 personas. Esta estimación será revisada por un responsable de departamento para dar el visto bueno o hacer modificaciones. Finalmente se obtiene una oferta económica que será presentada al cliente.
Caso 2:
  • Renovación de suelo de una vivienda unifamiliar, con un total de 160 m2 de obra. Alberto es arquitecto técnico y ejerce como profesional liberal del sector de la construcción. El grado de definición de los trabajos es alto y la solución que quiere el cliente es única. Se realizará una estimación de costes que constituirá el propio presupuesto y oferta económica que será entregada al cliente.
presupuesto_costes_construccion

Foto by Chris

Objetivo cumplido. Los clientes ya tienen su oferta. Supongamos ahora que, en una fase posterior, en ambos casos, las ofertas son aceptadas (o elegidas) y se oficializa el encargo. Para llevar a cabo la contratación de los servicios, el cliente necesita un presupuesto oficial y detallado, en el cual se defina exactamente cuáles serán los servicios por los que pague y cuánto dinero pagará por ellos.

Caso 1:
  • En “R-Suelos” entran en juego otros departamentos para poder detallar los costos y obtener un presupuesto de contratación. El departamento técnico evaluará las diferentes soluciones para ejecutar la obra. El departamento de compras hablará con proveedores para obtener los precios más exactos posibles. El departamento de estudios, con las soluciones técnicas más óptimas verá qué medios y recursos necesita, qué puede hacer la propia empresa, qué debe subcontratar, etc. Finalmente, con la información trabajada, se está en disposición de realizar una estimación de costes detallada. Con esta estimación, se estudian los requisitos de financiación del proyecto, los cuales pasarán a formar parte de la línea base de costes, distribuida a lo largo del tiempo. Con este plan de referencia de costes se puede aportar el presupuesto final del proyecto, el cual será contractual.
Caso 2:
  • Para obtener el presupuesto detallado y exacto por el cual se comprometerá a ejecutar el proyecto, Alberto será el encargado de evaluar las soluciones técnicas, hablar con proveedores y contratas, y optimizar el precio que se llevará a contrato. Este presupuesto servirá como base de costos para evaluar económicamente el proyecto a lo largo del tiempo y nos aportará, si los hubiera, los requisitos de financiación.

Tal y como hemos visto, según el tipo de proyecto, su entidad y volumen, y según la organización o persona que lo lleva a cabo, los procesos de estimación de costes y elaboración de presupuestos contarán con un número determinado de personas, serán dos procesos en sí o estarán unificados y se llevarán a cabo de diferentes maneras. Pero tendrán una cosa en común: la importancia de esos números. El presupuesto en contrato se convertirá, ni más ni menos, en el dinero que el cliente desembolsa y el dinero que la empresa o el profesional reciben por ejecutar la obra.

La importancia de la primera estimación y la influencia sobre los costes

Si había una frase que se repetía en las clases de mi época de universidad, la cual estaba en boca de muchos profesores, era <<al final, todo se reduce a euros>>. En un proyecto, en el ámbito que se quiera, la optimización de costes ocupa un espacio central e interrelacional. En el 99% de los casos, el proyecto tiene un marco de costes, dentro del cual tiene que moverse. No existe proyecto sin esas paredes que forman los límites económicos, al igual que no existe proyecto sin límites temporales y de recursos. Estos tres elementos se relacionan entre sí para poder actuar sobre las necesidades del proyecto en un determinado momento.

La importancia de una buena estimación de costes no es caprichosa. Si los costes se generarán en su inmensa mayoría durante la ejecución del proyecto, es importante influir sobre ellos antes de que llegue esa fase. Para situar el concepto de “influenciabilidad” en los costes del proyecto, veamos el siguiente gráfico:

costes_proyecto_construccion_emilio_callejon

Gráfico: Idea de costes a lo largo de un proyecto de construcción (v1.0)

El gráfico no pretende ser exhaustivo, pero puede, de un vistazo, arrojar ideas sobre los costes en el proyecto de construcción, así como ayudar a tejer una serie de conceptos globales:

  • Se divide el proyecto en tres fases principales en las que influirá la gestión de costes.
  • Existe un montante global de costes que tiende a una función gaussiana.
  • Se resumen tres tipos de costes según la fase a la que correspondan: costes de planeamiento, costes de ejecución y costes de mantenimiento. En la gráfica se intenta visibilizar la idea de acumulativos. Evidentemente, en la fase en la que el proyecto es ejecutado es la fase donde se incurre en más costes, precisamente por ello. Los costes de mantenimiento seguirían acumulándose en el tiempo posterior a la gráfica.
  • La línea de costes reales (azul) es la de costes medidos y certificados, es decir, los costes ya ejecutados y suele ser mayor, con más o menos constancia, a la línea de presupuesto.
  • La línea de presupuesto es la línea base de coste (amarilla) , es decir, los costes esperados y planeados.
  • El nivel de incertidumbre de costes (haz rojo) es total al principio, cuando desconocemos el proyecto, y va desvaneciéndose conforme avanza el mismo, es decir, vamos constatando costes (planeados y después certificados), con lo que el nivel de incertidumbre al final de proyecto será nulo, tendremos, por el contrario, un nivel de certeaz pleno.
  • La línea de influencia sobre lo costes (verde), en mi opinión la más importante, es la que indica cuándo el nivel de poder actuar sobre los costes será más efectivo o será más fácil o será más difícil o incluso inútil. Esto quiere decir que al comienzo, cuando no se ha incurrido en ningún coste, la influencia sobre los mismos, no sólo sobre los primeros en los que vamos a incurrir, sino en todos los que se acometerán a lo largo del proyecto, es total. Después, a lo largo del transcurso del proyecto, nuestro “poder” de influencia en los costes se va reduciendo.

Es por ello, por la línea descrita por la influenciabilidad de costes, por lo que una precisa estimación de costes primera es de vital importancia para la salud económica del proyecto.

 


Notas: Los ejemplos sólo quieren ser eso, simples ejemplos. Las empresas y los profesionales no funcionan todos igual, por lo que serán una aproximación a una realidad inventada.

Fuentes:

  • Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del PMBOK). Cuarta edición. Project Management Institut.
  • Bauprojekte erfolreich steuern und managen (BRZ Deutschland GmbH Hrsg.
  • Costos preliminares en proyectos de edificación (Luis Antonio Rocha, Tarcisio Gama Ponce).

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 ¿Consideras importante la gestión efectiva de los costes en construcción? ¿Cómo de importante consideras realizar una buena estimación primera? ¿Tienes experiencia en tus propios proyectos con presupuestos? ¿Cómo los afrontas?

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8 Responses to 49 | Estimación de costes y presupuestos en proyectos de construcción

  1. imgur 19 febrero 2015 at 10:37 #

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    Hacer un proyecto de obra para realizar una obra a partir de cierta cantidad de dinero debería ser obligatorio por el bien del constructor, ya que con el proyecto nos ceñimos siempre a unos trabajos concertados y evita muchos problemas durante el transcurso de la obra.

  3. ana 23 julio 2015 at 10:25 #

    Me ha gustado mucho la gráfica explicativa. Es muy importante hacer todos los cálculos y predecir todos los gastos posibles ante cualquier proyecto, para evitarnos improvistos.

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  1. 49 | Estimación de costes y presupuestos... - 7 enero 2015

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