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30 | Preparación de la certificación CAPM: claves y herramientas

Hace ahora algo más de 8 meses que obtuve la certificación CAPM, del Project Management Institute (PMI). A través de esta certificación el PMI me reconoce como Técnico en Dirección de Proyectos. Al poco tiempo de obtener la certificación, escribí un par de publicaciones sobre el tema: La certificación CAPM del PMI (parte 1 y parte 2). En ellas, entre otras cosas, traté de explicar mi experiencia personal.

A lo largo de este tiempo, tras escribir las publicaciones, son decenas de personas las que me han contactado, ya sea a través de los comentarios de las publicaciones, de forma privada a través de mail o a través de las redes sociales. El tema concreto de la certificación CAPM no está muy desarrollado en Internet y menos en español. Con placer he contestado a aquello que, desde mi humilde opinión y mi experiencia, se me ha permitido.

Lo que me lleva a escribir este post es una pregunta recurrente en un gran porcentaje de consultas: “¿cómo te has preparado la certificación y qué herramientas has utilizado?”

herramientas-estudio-preparacion-capm

Preparación para certificación CAPM

En el tiempo en que pensé en prepararme para la certificación CAPM busqué mucha información sobre el tema. En español encontré muy escasa, y tampoco demasiada en inglés. La mayoría de informaciones que encontraba estaban relacionadas con la certificación PMP (mucho más extendida y conocida) y la preparación a examen de esta. Pese a no ser específica sobre la certificación CAPM, la información obtenida en torno a la preparación del examen PMP la asimilé como válida y la jugada salió bien.

Justo después de asegurarte de que eres elegible para la certificación CAPM, lo primero es planificar con tiempo suficiente la fecha de examen. Elige la fecha cuanto antes. Una vez que tengas la fecha objetivo, comienza realmente la preparación de la certificación CAPM. Esta preparación tiene dos objetivos a cumplir:

  1. conocer la metodología PMI para la gestión de proyectos, ya que este es el principal objeto de examen. Para ello, deberemos de conocer y estudiar la guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge).
  2. obtener la fecha para examen, para lo cual deberemos completar proceso de solicitud para el proceso de certificación y cumplir con los requisitos de elegibilidad.

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Estos dos objetivos de la preparación para la certificación CAPM, nos dejan dos focos en los que centrarse: la parte burocrática o administrativa y la parte de estudio o de adquisición de conocimientos.

Burocracia de la certificación CAPM

Los pasos a seguir para el proceso de certificación de la CAPM están recogidos en el CAPM Handbook, cuya versión en español encontrarás aquí.

Gran parte de esos pasos descritos en el manual CAPM pertenecen a lo que podríamos llamar, la parte burocrática de la certificación. Es decir, todos aquellos pasos que implican gestiones con la institución certificadora (PMI), los centros examinadores e intermediarios. Estos pasos administrativos, se podrían resumir en los siguientes:

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En el post que escribí sobre mi experiencia de certificación se desglosó todo el proceso, paso a paso, con consejos, advertencias y recomendaciones. A continuación se destacan algunas claves en cada una de las etapas.

Solicitud

  • Seguir los pasos marcados por el CAPM handbook y las recomendaciones que se reflejaron en el post anterior referido.
  • Registrar lo mínimo exigible. Registrar más títulos y/o más horas de experiencia de las requeridas no supone una ventaja. No esperes al último momento para cargar todo. Dependes de un sistema informático ;)
  • Si vas a hacer el examen con ayuda en castellano (o en cualquier otro idioma) no te olvides de marcarlo en la solicitud, durante el proceso de inscripción
  • Es un proceso muy automatizado, por lo que hay que tener cuidado con la coherencia de datos y la exactitud en los que vayan por duplicado. Un ordenador no entiende de similitudes cuando está programada para leer campos exactos.
  • Si tus datos son correctos y no falta ninguno imprescindible, el PMI aprueba mediante el envío de un mail la inscripción de tu solicitud. Esto paso es el inmediatamente anterior al pago.

Pago

  • se paga la cuota requerida para tener derecho al proceso de certificación.
  • La cuantía es variable en función de si eres miembro del PMI y si la solicitud es para examen  por ordenador o en papel. Revisa el CAPM handbook en su última versión para saber la cuantía concreta en cada caso.
  • Tras el pago, comienza la certificación, la cual se inicia con la decisión de si eres auditado o no.

Auditoría

  • Inscripción seleccionada para auditoría: se te informa en el momento, y recibes un mail con el procedimiento que debes seguir. Deberás enviar la documentación requerida para dicha auditoría.
  • Inscripción no es seleccionada para auditoría: directamente se te informa a través del mail de que puedes elegir fecha para el examen. Ojo, no se indica expresamente que tu inscripción no va a ser auditada, simplemente se te invita a continuar con los siguientes pasos.

Elegibilidad

  • Si tu solicitud no es auditada, directamente es elegible. Si es auditada, habrá que esperar al final de la auditoría para saberlo.
  • Con una solicitud elegible ya puedes programar tu fecha de examen.

Programación

  • Si has planificado bien los tiempos tienes muchas posibilidades de poder elegir la fecha que te planteaste al principio, cuando decidiste hacer la certificación, o alguna más o menos próxima a aquella.
  • Hay que tener en cuenta factores que pueden impedirlo: disponibilidad del centro examinador, alta demanda de petición de esa misma fecha, solicitud auditada, imprevistos de errores informáticos, etc. Es decir, no siempre está en nuestras manos.
  • Una vez elegida y programada la fecha guarda el mail de confirmación y olvídate de la burocracia hasta el día del examen ;)

Adquisición de conocimientos para el examen

El examen CAPM es, fundamentalmente, un examen de conocimientos de los estándares del PMI para la gestión de proyectos. Estos estándares, globalmente reconocidos, se recogen en la guía del conocimiento de gestión de proyectos, la guía PMBOK (Project Management Body of Knowledge). Por tanto, esta guía es la base de conocimientos fundamental que necesitas para aprobar el examen.

La guía PMBOK, en su última versión (en el momento de escribir este post, la quinta edición) se puede comprar desde la página web del PMI, en su sección de librería, o adquirirla de manera “gratuita”, si eres miembro asociado. Realmente no he comprobado si se puede obtener de otro modo. Tal como comenté en las otras publicaciones, según mi opinión, hacerse miembro del PMI merece la pena. Es por ello que no busqué otras maneras de conseguir la guía.

En mi caso, tras el registro en el sitio web y obtener la membresía del PMI, tuve acceso a la Guía PMBOK. La preparación de examen, en cuanto a estudio se refiere tiene como pivote esta guía, pero no todo el estudio es la guía. Ni tan siquiera empieza con su obtención. El estudio de la certificación CAPM se podría clasificar en las siguientes fases:

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Plan

Antes de empezar a hacer un plan de estudio, debes conocer la necesidad de realizar un curso de educación en gestión de proyectos de 23 horas o no. En mi opinión, es una cuestión que queda clara en el manual CAPM, sin embargo, no son pocas las consultas que me llegan al respecto. Según el CAPM handbook, para que el candidato o la candidata sea elegible tiene que acreditar una 1500 horas de experiencia profesional en un equipo de proyecto o un mínimo de 23 horas en educación de gestión de proyectos. Esto deja pocas posibilidades, como se refleja en la imagen de abajo.

necesidad-curso-23-horas-certificacion-capm

Una vez sepamos si tenemos o queremos hacer un curso o, por el contrario, no lo vamos a hacer, lo primero que se debe hacer es un plan de estudio.

Si has decidido o estás obligado a hacer un curso de 23 horas (como mínimo) en gestión de proyectos, tienes la posibilidad de hablar con la organización o empresa que vaya a impartirlo para que te ayuden a la hora de coordinar un plan de estudio. No es igual hacer un curso de una semana que hacer uno de 3 meses. No es igual hacer un curso de 23 horas para orientar en la certificación o recibir una formación de 100 horas en la que preparar conjuntamente el examen. Es por ello que no hay un plan establecido.

Por otro lado, si no necesitas la formación porque ya la has adquirido y quieres prepararte de manera autodidacta la certificación, el plan deberás hacerlo tú. Mi caso coincidía con este último, así cuando me estaba preparando la certificación, en la búsqueda de información, topé en varias ocasiones con comentarios que estimaban que para el examen de PMP eran necesarias unas 150-200 horas de estudio.

En base a la información que encontraba y una vez revisada la materia de estudio, me hice un plan de 150 horas. Aquí la elección es muy personal. En mi caso hice un cronograma de estudio no demasiado acelerado, para que los conocimientos fueran asimilados más lentamente. Posteriormente, tras una serie de imprevistos, me vi obligado a examinarme antes de lo que había planificado, y tuve que comprimir el cronograma. Esta reducción de horas no afectó a al resultado final. En total, la preparación de la CAPM, en cuanto a horas de estudio, fue menor a 150 horas.

Carece de valor el dato exacto de horas planificadas, pues lo realmente importante es conocer una estimación. Es difícil considerar, de manera concreta, cuántas horas necesita una persona para asimilar los conocimientos necesarios. Depende de muchos factores. Nadie mejor conoce sus habilidades para el estudio que uno mismo.

Herramientas y estudio

Aquí también dependerá si vas a realizar una formación o no. Si es así, déjate aconsejar por la persona que te vaya a impartir el curso. Estas decisiones serán variables en función del tipo de curso y los objetivos de este. De todos modos, sí que hay una cosa común, la herramienta imprescindible para la certificación CAPM: la guía PMBOK. Es la base de conocimiento que se va a exigir dominar en el examen.

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La guía PMBOK es densa. En mi opinión, bastante densa. Por otro lado, no quiere decir que no se pueda disfrutar. En mi caso, la fase de estudio fue realmente satisfactoria. Digamos que la guía se me hizo corta… ;) Pero desde un punto de vista objetivo, no se puede negar que la guía PMBOK es densa. Se disfrute más o menos. De todos modos, existen formas de aligerar la lectura y el estudio de la guía.

Una de las formas de afrontar la guía sería recibir formación al respecto. Independientemente de que esta formación se corresponda o no con las 23 horas que hay que acreditar. Si este es el caso, una búsqueda rápida por Internet te dará muchas opciones donde elegir, pero yo te voy a dejar alguna recomendación. Aún siendo profesionales a los que he conocido “sólo” por la red, me voy a atrever a recomendarlos, ya que sí que conozco sus blogs y los contenidos que aportan son siempre de valor.

Si no necesitas formación y tampoco quieres recibirla de manera voluntaria, tienes la opción de afrontar la guía PMBOK de manera autodidacta. En este caso, también hay herramientas que pueden facilitarnos la tarea. En mi experiencia, debido a las referencias positivas que leí en su momento, compré el libro Técnico en Gestión de Proyectos, de Pablo Lledó. Es un libro que recomiendo sin duda. Facilita la labor de asimilar los conocimientos de la guía PMBOK de manera más amena, lo cual no quiere decir que se pueda prescindir de la guía base. Si bien no existen muchos libros específicos para la preparación CAPM, al menos de los que yo tenga conocimiento, siempre puede ser válido cualquier libro para preparar la certificación PMP.

Por ahora hemos hablado de la manera de afrontar el estudio teórico, es más que recomendable que la preparación para el examen CAPM también incluya simulaciones. Las simulaciones son exámenes tipo con preguntas tipo que se asemejan al modelo de examen de certificación. En mi caso, debido a que compré el libro de Pablo Lledó, también me aboné a sus simuladores, los cuales, junto con todos los servicios que ofrece, puedes encontrar en su web.

Los profesionales y empresas que he recomendado anteriormente también tienen simuladores de examen y de preguntas tipo. Pásate por su sitios web para obtener más información.

Examen

Nada más. Ya sólo queda demostrar que los conocimientos adquiridos son al menos suficientes para aprobar el examen y conseguir la certificación CAPM.

¡Mucha suerte!

CAPM-CERTIFICACION-PMI

Bonus Track

Aun teniendo por seguro que recibir un curso en gestión de proyectos y realizar todas las simulaciones posibles garantizarán (o casi) un buen rendimiento en el examen, también soy consciente de que no todo el mundo no puede permitirse económicamente determinada formación o preparación auxiliada.

Uno de los mejores recursos gratuitos que he encontrado por la red son una serie de presentaciones elaboradas por Dharma Consulting, empresa especializada en Project Manager. En su web ofrecen, además de todos los servicios de formación, capacitación, certificación, etc., una serie de recursos extremadamente interesantes sobre gestión de proyectos y, en concreto, sobre la metodología PMI y la guía PMBOK.

Te dejo esta serie de presentaciones, las cuales puedes encontrar también en su blog, que desmenuzan las áreas de conocimiento de la guía PMBOK y que pueden ser de gran ayuda para facilitar la asimilación de conocimientos necesarios para el examen CAPM.

¡Atención! las áreas de conocimiento de la cuarta edición, en la actual edición de la guía hay 10 áreas de conocimiento, estas nueve más la dedicada a los Interesados del proyecto.

  1. Marco Conceptual (Parte 1)
  2. Marco Conceptual (Parte 2)
  3. Gestión de Integración
  4. Gestión del Alcance
  5. Gestión del Tiempo
  6. Gestión de Costos
  7. Gestión de la Calidad
  8. Gestión de los Recursos Humanos
  9. Gestión de las Comunicaciones
  10. Gestión de Riesgos
  11. Gestión de las Adquisiciones

 


Por si te quieres asomar a ellos, te dejo el contenido de las entradas anteriores en las que se trató la certificación CAPM y mi experiencia:

Primera parte:

  • El PMI y la Gestión de Proyectos
  • Programa de certificaciones del PMI
  • La certificación CAPM
  • ¿Para quién?
  • Requisitos de elegibilidad CAPM
  • El examen CAPM

Segunda parte:

  • Guía para el proceso de certificación CAPM (explicación paso a paso de todo el proceso)
  • Conclusiones de mi experiencia personal

Si tienes pensado examinarte de la CAPM o ya estás preparándote para ello, revisa las entradas y comparte tu experiencia. Si tienes alguna duda que resolver y puedo ayudarte, lo haré encantado. Seguro que tus comentarios pueden ayudar a otras personas que estén en la misma situación.


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¿Has tenido alguna experiencia con este u otro tipo de certificaciones? ¿Tienes intención de examinarte de la CAPM? Puedes compartir tu experiencia en los comentarios.

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3 Responses to 30 | Preparación de la certificación CAPM: claves y herramientas

  1. Isaí Olvera 13 julio 2015 at 20:28 #

    Amigo Emilio Callejón! Muchas gracias por este espacio y valiosísima información. Me has ayudado a dejar de sentirme tan perdido en este tema en el cual me siento muy interesado.

    Y si tu me lo permites me gustaría aprovecharlo para comunicarle a todos nuestros amigos interesados. En México, DISTRITO FEDERAL habrá un curso (que incluye 2 oportunidades de presentar el examen) de preparación para certificacion en CAPM – PMI. Por favor si alguien quiere conocer mas detalles conteste mi mensaje. Es serio y derecho mi mensaje.

    Saludos y
    ¡Mucho éxito!
    Quedo pendiente de sus mensajes.
    ;)

  2. Mike aguilar 7 octubre 2016 at 21:33 #

    El costo del examen del CAPM en pesos mexicanos…información y asesoría…. Gracias.

  3. María Cristina Bolivar 4 noviembre 2016 at 00:40 #

    Buenas
    Me encanto tu experiencia y tus concejos. Yo estoy muy limitada para comprar un libro o hacerme miembro, así que decidí bajar el libro en Internet y lo tengo ya, pero tu mencionas que no hay otra manera que comprarlo o hacerse miembro, entonces será que el que tengo no me sirve?
    Gracias

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